evraklar

Site Yönetimi Tutulması Gereken Defterler

Site yönetimi tutulması gereken defterler konusunda sorumluluklarını yerine getirmekle mükelleftir. Bu kapsamda farklı kanun ve uygulamalardan kaynaklanan defterlerin tutularak gerekli birimlere ibrazı gerekir. World of FMS olarak bu konuda sizleri bilgilendirirken defterler konusunda detaylı bilgileri de paylaşıyoruz.

Bu yazılara da göz atabilirsiniz:

Site Yönetim Kurulu Nasıl Seçilir?

Site ve Tesislerde Denetim Kurulu ve Görevleri

Kat Mülkiyeti Kanunu Açısından Tutulması Gereken Defterler

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca site yönetimi tarafından tutulması gereken defterler vardır. Bu mükellefiyeti ortaya çıkaran 32. ve 41. maddeler çerçevesinde aşağıdaki defterleri tutmak gerekir.

Karar Defteri – Kat Malikleri Kurulu Defteri

Kat Malikleri Kurulu Defteri, her sayfası noter onaylı ve sırasıyla düzenlenmek üzere hazırlanmış bir defterdir. Bu defter alınan kararların sırasıyla ve numaralandırılarak listelenmesini esas alır. Alınan kararlar bütün kat maliklerinin imza atmasıyla deftere işlenmelidir. İmza atanların alınan kararlara aykırı oy vermeleri durumunda aykırı oy nedenlerini açıklayarak imza atmaları gerekir.

Gelir – Gider Defteri

Noter onaylı bir defter türü olan Gelir – Gider Defteri, apartman ya da sitenin gelir ve gider kalemlerinin kayıt altına alınmasını sağlar. Gelir ve giderlerin fatura ile kaydedilmesi ve kayıtlarda ihtilafın olmaması gerekmektedir. Kayıt altına alınacak olan gelirlerin bir banka hesabında saklı tutulması adına apartman veya site yönetimi adına bir hesap açılmalıdır.

Denetim Defteri

Apartman ve site yönetiminin denetlenmesi adına tutulan bu defter noterce onaylanarak alınan kararların işlendiği bir yapıya sahiptir. Alınan denetim kararları sırasıyla işlenmektedir. Site yönetimi tutulması gereken defterler arasındaki denetim defterini kanuna uygun bir şekilde düzenlemediği takdirde hukuki sonuçlarla karşı karşıya kalacaktır.

Site yönetimi tarafından tutulması gereken defterler bu şekilde olsa da bazı ekstra sorumluluklardan söz etmek muhtemeldir. Bu nedenle de site yönetiminin sorumluluklarını sadece defter tutmakla sınırlandırmamak gerekir.

Site yönetimi tutulması gereken defterler konusunda sorumluluklarını yerine getirmekle mükelleftir. Bu kapsamda farklı kanun ve uygulamalardan kaynaklanan defterlerin tutularak gerekli birimlere ibrazı gerekir.

Site Yönetiminin Defter Tutma Dışındaki Sorumlulukları

Site yönetiminin defter tutması oldukça önemli bir sorumluluktur. Ancak bu sorumluluğun yanında bazı ekstra yükümlülüklerden bahsetmek de gerekir. Aşağıda defter tutma ile alakalı bazı ekstra görev ve sorumlulukları inceleyebilirsiniz.

Belge Muhafaza Yükümlülüğü

İlgili kanunda yer alan ‘Defter Tutulması ve Belgelerin Saklanması’ başlığına sahip 36. maddede ‘Yönetici, kat malikleri kurulu kararları, protokoller ve yapılan ihtar ile tebligatların bilgilerini, tarihlerini ve diğer bütün giderleri 32. maddede bahsedilen deftere kronolojik sırasıyla yazmaya ve defter ile deftere yazılan giderleri belgeleri muhafaza etmeye mecburdur’ ibaresi vardır. Bu çerçevede deftere yazılan bütün giderlerin fatura ve diğer belgeleriyle kayıt altına alınması gereklidir.

Defterlerin Kapanış ve Tasdiki ile Alakalı Zorunluluk

Karar defterleri takvim yılının sona ermesi sonrasında yıl bitişinden itibaren 1 ay içerisinde notere tasdik ettirilmesi ve kapanışının yapılması gerekir. Söz konusu tasdik ve kapanış işleminin yapılmaması durumunda ilgili kanunun 33. maddesinde bahsi geçen cezaların tasdiki yapmayan yöneticiye uygulanması söz konusu olacaktır. Benzer şekilde yöneticinin görevini yerine getirmediği hallerde para cezası da ödemesine hükmedilebilmektedir.

Vergi Kanunu Uyarınca Tutulması Gereken Defterler Site Yönetimince Tutulur mu? 

VUK 182. ve 193. maddesinde vergi mükellefi olanların tutmaları gereken defterlerle alakalı düzenlemeler yapmıştır. Bu çerçevede kurumlar vergisi mükellefi olan bazı kooperatiflerin bahse konu defterleri tutması gerekir. Ancak site yönetimi kâr amacı güden bir kuruluş sayılmamaktadır. Bu nedenle Vergi Usul Kanunu yarınca belirtilen defterleri tutmakla sorumlu değildir. Bu nedenle yevmiye defteri, defteri kebir, envanter ve bilanço defteri site yönetimince tutulmaz.

Site Yönetiminde Profesyonel Bakış Açısı

World of FMS, tutulması gereken defterler ile alakalı işlemler yaparak kanuni sorumluluklarını yerine getirir. Apartman ve site sakinlerinin bu noktada mağduriyetini önlenerek sürdürülebilir bir yönetim anlayışı ortaya konmaktadır. Bu kapsamda World of FMS profesyonelleri üzerine düşeni fazlasıyla yapar.

5 Maddede Site Yöneticisi Olmak

Site yöneticisi olmak, Türk sinemasındaki Kemal Sunal’ın filmlerinden de hatırlayacağımız üzere toplumsal olarak prestijli bir pozisyonu ifade eder. Bu nedenle de pek çok insan site yöneticisi olmanın ne olduğunu merak eder. Sizin için World of FMS tarafından hazırlanan bu rehberde site yöneticileri ile alakalı en çok merak ettiğiniz detayları öğrenme şansı bulabileceksiniz.

Site Yöneticisi Kimdir?

Site yöneticisi, sitenin genel işleyişinden sorumlu olan ve site sakinlerinin ihtiyaçlarına yönelik çözüm üreten kişi ya da kurumlardır. Yöneticiler aidatın toplanması, site için harcamaların yapılması ve ilgili muhasebe kayıtlarının tutulmasını sağlar. Bunun yanı sıra resmi kurum ve kuruluşlarla yazışmaların gerçekleştirilmesinde de aktif rol oynar. Günümüz koşullarında site yöneticileri bu görevleri yerine getirseler de pek çok site sakininin bu görevler hakkında bilgisi yoktur.

Site yöneticisi olmanın bazı temel şartları bulunmaktadır.
Site yöneticisi olmak toplumumuzda bir prestij göstergesidir.

 

Nasıl Seçilir?

Sitelerde yöneticiler, kat maliklerinin seçimi ile göreve gelmektedir. Burada önemli olan kaç kat malikinin desteğinin alındığı değildir. Arsa payı ve sayı itibarıyla çoğunluğu alan kişi/kurum yönetici olmaktadır.

Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Site yöneticilerinin görev ve sorumlulukları uzun uzadıya bir liste oluştursa da sizlere en değerlileri sunuyoruz.

  • Kat malikleri kurulu kararlarını uygulamak,
  • Gayrimenkulün sigorta işlemlerini yapmak,
  • Kat mülkiyeti ile alakalı borç yükümlülüğü olan kişilere karşı süreci takip etmek,
  • Kat malikleri kurulunu toplantıya çağırmak,
  • Gayrimenkul adına bankada hesap açmak,
  • Finansal açıdan gelir ve giderleri yönetmek.

Bu görev ve sorumlulukları bulunan yöneticiler site sakinleri için konforlu alanlar sunar.

Site Yöneticisi Denetlenebilir mi?

Yaşadığınız sitede yöneticinin denetlenmesi görevi Kat Malikleri Kurulu’na aittir. Bu kurul tarafından atanacak olan denetçiler yöneticinin bütün işlemlerini denetler. Böylelikle de site sakinlerinin faydasını gözeten kararlar alınıp alınmadığını değerlendirirler.

Site Yöneticisini Değiştirmek Mümkün mü?

Evet! Site yöneticisinin Kat Malikleri Kurulu’na aykırı işlemler yapması ve zimmete para geçirme gibi durumlar yaşanması halinde yönetici azledilebilir. Bunun yanı sıra bir sonraki seçimde de başka bir yöneticinin seçilmesi söz konusu olabilir. Site yöneticisinin değişikliği site sakinleri için teoride bir değişiklik getirmez. Görev ve sorumluluklar her yönetici için aynıdır.

Apartman ve Site Yöneticisi : Görevleri Nedir? Nasıl Seçilir?

Apartman ve site yöneticisi dediğimiz kişiler daima merak edilen ve sorgulanan kimselerdir. Yöneticinin ne iş yaptığı, nasıl seçildiği ve diğer bazı detaylar ile alakalı soru işaretlerini WFMS Yönetim olarak cevaplıyoruz! Kafanızdaki tüm soru işaretlerini giderirken yönetim konusunda daha da bilgilenmenize olanak sağlıyoruz.

Site yöneticisi; kat malikleri arasından ya da dışarıdan atanan biri olabilir. Maksimum.3 kişilik bir kurulun yönetebileceği site ve apartmanlarda yönetici atanması mecburidir. Bu mecburiyetin temel şartı ise 8 ya da daha fazla bölümün varlığıdır. 8’den az dairenin olduğu yapılarda herhangi bir yönetici atama zorunluluğu bulunmamaktadır.

Site Yöneticisi Nasıl Atanır?

Apartman yönetim işlemleriyle ilgilenen site yöneticisinin ataması site sakinleri tarafından gerçekleştirilir. Yapının tamamına bir kişi sahipse bu durumda yönetici doğal olarak yapının sahibidir. Ancak farklı kişilerin malikliği söz konusu olmuşsa çoğunluğun seçeceği kişi apartman yöneticisi olarak atanır.

Yönetici atamalarında ortaya çıkacak anlaşmazlıklarda yetkili; yapının bulunduğu yerdeki Sulh Mahkemesi’dir. Mahkemeye bir kat malikinin başvuru yapması sonrasında mahkeme tarafından bir yönetici ataması yapılır. Mahkemece atanan bu yöneticinin seçimle gelen yöneticiden bir farkı yoktur. Bu yönetici atama gerçekleştikten sonra 6 ay boyunca değiştirilemez.

Yönetici olarak bir gerçek kişiye yönetim devri söz konusu değilse bu durumda site yönetim firması aracılığı ile yönetim işlemleri gerçekleşir. Böylelikle yönetim süreci daha profesyonel bir şekilde gerçekleştirilir.

Apartman Yöneticisinin Görevleri

Apartman yöneticilerinin görevleri genel hatları çizilen görevlerdir. Bu nedenle de aşağıda genel hatları çizilen görevlerin yerine getirilmesi şarttır.

  • Genel yönetim işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
  • Gayrimenkulün sigorta işlemlerinin yapılması,
  • Site veya apartmanın genel temizliği, asansör bakımları ve diğer bütün sorunlarının çözülmesi,
  • Kat maliklerinin faydasını korumak adına gerekli önlemlerin alınması,
  • Yapı ile alakalı defterlerin tutulması ve ilgili belgelerin muhafaza edilmesi,
  • İşletme projelerinin yapılması ve hukuki süreçlerin takibi.

Gayrimenkulün kullanım durumu ve diğer özelliklerine göre site yöneticisinin rolü değişkenlik gösterebilir. Ancak her ne olursa olsun apartman yönetim işlerini üstlenen kişilerin genel huzuru ve sağlıklı bir yaşam ortamı tesisini oluşturması şarttır.