Site yönetimi tutulması gereken defterler konusunda sorumluluklarını yerine getirmekle mükelleftir. Bu kapsamda farklı kanun ve uygulamalardan kaynaklanan defterlerin tutularak gerekli birimlere ibrazı gerekir. World of FMS olarak bu konuda sizleri bilgilendirirken defterler konusunda detaylı bilgileri de paylaşıyoruz.
Bu yazılara da göz atabilirsiniz:
Site Yönetim Kurulu Nasıl Seçilir?
Kat Mülkiyeti Kanunu Açısından Tutulması Gereken Defterler
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca site yönetimi tarafından tutulması gereken defterler vardır. Bu mükellefiyeti ortaya çıkaran 32. ve 41. maddeler çerçevesinde aşağıdaki defterleri tutmak gerekir.
Karar Defteri – Kat Malikleri Kurulu Defteri
Kat Malikleri Kurulu Defteri, her sayfası noter onaylı ve sırasıyla düzenlenmek üzere hazırlanmış bir defterdir. Bu defter alınan kararların sırasıyla ve numaralandırılarak listelenmesini esas alır. Alınan kararlar bütün kat maliklerinin imza atmasıyla deftere işlenmelidir. İmza atanların alınan kararlara aykırı oy vermeleri durumunda aykırı oy nedenlerini açıklayarak imza atmaları gerekir.
Gelir – Gider Defteri
Noter onaylı bir defter türü olan Gelir – Gider Defteri, apartman ya da sitenin gelir ve gider kalemlerinin kayıt altına alınmasını sağlar. Gelir ve giderlerin fatura ile kaydedilmesi ve kayıtlarda ihtilafın olmaması gerekmektedir. Kayıt altına alınacak olan gelirlerin bir banka hesabında saklı tutulması adına apartman veya site yönetimi adına bir hesap açılmalıdır.
Denetim Defteri
Apartman ve site yönetiminin denetlenmesi adına tutulan bu defter noterce onaylanarak alınan kararların işlendiği bir yapıya sahiptir. Alınan denetim kararları sırasıyla işlenmektedir. Site yönetimi tutulması gereken defterler arasındaki denetim defterini kanuna uygun bir şekilde düzenlemediği takdirde hukuki sonuçlarla karşı karşıya kalacaktır.
Site yönetimi tarafından tutulması gereken defterler bu şekilde olsa da bazı ekstra sorumluluklardan söz etmek muhtemeldir. Bu nedenle de site yönetiminin sorumluluklarını sadece defter tutmakla sınırlandırmamak gerekir.
Site Yönetiminin Defter Tutma Dışındaki Sorumlulukları
Site yönetiminin defter tutması oldukça önemli bir sorumluluktur. Ancak bu sorumluluğun yanında bazı ekstra yükümlülüklerden bahsetmek de gerekir. Aşağıda defter tutma ile alakalı bazı ekstra görev ve sorumlulukları inceleyebilirsiniz.
Belge Muhafaza Yükümlülüğü
İlgili kanunda yer alan ‘Defter Tutulması ve Belgelerin Saklanması’ başlığına sahip 36. maddede ‘Yönetici, kat malikleri kurulu kararları, protokoller ve yapılan ihtar ile tebligatların bilgilerini, tarihlerini ve diğer bütün giderleri 32. maddede bahsedilen deftere kronolojik sırasıyla yazmaya ve defter ile deftere yazılan giderleri belgeleri muhafaza etmeye mecburdur’ ibaresi vardır. Bu çerçevede deftere yazılan bütün giderlerin fatura ve diğer belgeleriyle kayıt altına alınması gereklidir.
Defterlerin Kapanış ve Tasdiki ile Alakalı Zorunluluk
Karar defterleri takvim yılının sona ermesi sonrasında yıl bitişinden itibaren 1 ay içerisinde notere tasdik ettirilmesi ve kapanışının yapılması gerekir. Söz konusu tasdik ve kapanış işleminin yapılmaması durumunda ilgili kanunun 33. maddesinde bahsi geçen cezaların tasdiki yapmayan yöneticiye uygulanması söz konusu olacaktır. Benzer şekilde yöneticinin görevini yerine getirmediği hallerde para cezası da ödemesine hükmedilebilmektedir.
Vergi Kanunu Uyarınca Tutulması Gereken Defterler Site Yönetimince Tutulur mu?
VUK 182. ve 193. maddesinde vergi mükellefi olanların tutmaları gereken defterlerle alakalı düzenlemeler yapmıştır. Bu çerçevede kurumlar vergisi mükellefi olan bazı kooperatiflerin bahse konu defterleri tutması gerekir. Ancak site yönetimi kâr amacı güden bir kuruluş sayılmamaktadır. Bu nedenle Vergi Usul Kanunu yarınca belirtilen defterleri tutmakla sorumlu değildir. Bu nedenle yevmiye defteri, defteri kebir, envanter ve bilanço defteri site yönetimince tutulmaz.
Site Yönetiminde Profesyonel Bakış Açısı
World of FMS, tutulması gereken defterler ile alakalı işlemler yaparak kanuni sorumluluklarını yerine getirir. Apartman ve site sakinlerinin bu noktada mağduriyetini önlenerek sürdürülebilir bir yönetim anlayışı ortaya konmaktadır. Bu kapsamda World of FMS profesyonelleri üzerine düşeni fazlasıyla yapar.