Genel kurul, toplu yaşam alanları ile ilgili önemli kararların alındığı, toplantılara kat sahiplerinin katıldığı ve yılda en az 1 kere mutlaka gerçekleştirilmesi gereken toplantılardır. Kat mülkiyeti kanunu gereğince gerçekleştirilen genel kurul, resmi bir süreç olduğu için bazı evrak işlerini ve adımları içermektedir.
Genel Kurul Süreci Nasıl İlerler?
Genel Kurul toplantıları resmi olarak yürütür ve usulüne uygun şekilde gerçekleştirilmelidir.
- Rezidans, AVM, hastane, havaalanı, iş yerleri, dernekler, kooperatifler, spor tesisleri ve benzeri toplu yaşam alanlarında; yönetim planında karar verilen sürelerde gerçekleştirilmek üzere genel kurul toplantısı yapılır ve kat sahiplerine davet mektubu gönderilir.
- Davet mektubunun gönderileceği kişiler belirlenerek bir liste oluşturulur.
- Genel kurul, üyelerin 3’de 2’sinin katılımı halinde gerçekleştirilir.
- Toplantıya katılamayacak üyeler, kendilerine vekil atayabilirler. Bunun için ilgili vekaletnameyi yönetim kuruluna vermeleri gerekmektedir.
- Tüm üyeler çağırılmak durumundadır. Aksi takdirde genel kurul için bilgilendirmemiş kat sahibi mahkemeye başvurma hakkına sahiptir.
- Genel kurul, üyeler tarafından seçilen divan kurulu ile yönetilir. Yönetici, yardımcıları ve denetleyiciler divan kurulunu oluşturur.
- Genel kurulda görüşülecek meseleler önceden belirlenmiştir ve bu konular ile ilgili kararlar alınır. Başka konular daha sonra görüşülür.
- Öncelikle yönetim kurulunun ve denetçilerin raporları ortaya konmaktadır.
- Daha sonra konuşulacak mesele ile ilgili konular konuşulur ve bu konularda kararlar alınır.
- Alınan kararlar, rapor haline getirilir.
- Şayet divan kurulunda değişiklik olacak ise, yetkililer seçim ile yeniden seçilir.
- Büyük çapta organizasyonlarda, W Yönetim gibi büyük çaplı şirketlerden gerekli hizmetler alınır. W Yönetim, yönetim ile ilgili planlamaların yapılması, istekler doğrultusunda yönetim ve idari personelin sağlanması, toplantının düzenlenmesi gibi ağır işlerin altından kalkılmasına yardımcı olarak kaliteli hizmet verir.
Genel Kurula Davet Mektubunun Taşıması Gereken Özellikler Nelerdir?
- Davet mektubu, toplantının yerini, gününü ve saatini, gündeminin ne olduğunu, içerdiği gibi, birinci toplantıda yeterli kişi sayısına ulaşılamaması halinde ikinci bir toplantı yapılacağı için bu ikinci toplantıyla ilgili yer ve zaman bilgilerini içermelidir.
- Kat sahipleri genel kurul öncesi en geç 15 gün öncesine kadar davet mektubu alırlar.
- Davet mektubunda, ikinci toplantının yeri ve zamanı da belirtilir. Yeterli üyeye ulaşılamadığı durumlarda ikinciye genel kurul toplanır.
- İkincisi ve ilki arasında en az 7 gün süre bulunacak şekilde toplantı zamanları ayarlanmalıdır.
Genel Kurul Ne Zaman Yapılır?
Genel kurul, yönetim planında belirlenen zaman aralıklarında toplanmalıdır. Kat mülkiyeti kanunu maddeleri gereğince yılda en az 1 defa genel kurul toplanmalıdır ve konutun tertip ve düzeni, aidat, izlenecek adımlar, ortak alanların kullanımı gibi noktalara değinilir.