Toplu yaşam alanında hayatlarını idame ettiren her bir kişi, kat mülkiyeti kanununun ortaya koyduğu kurallara göre yönetim kurulu oluşturmak durumundadır. Kurul üyeleri, yönetim planı sözleşmesi gereğince yılın belirli dönemlerinde toplantılar düzenlerler. Bu toplantı zamanları belirlenmiştir ve ekstrem bir durum meydana gelmediği müddetçe belirtilen zaman dilimleri dışında kurulun toplanması söz konusu değildir. Ancak herkesi ilgilendiren ve beklenmeyen bir durum olduğunda, bir dahaki toplantı zamanı gelmeden kurul toplanabilir.
Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı Şartları
Kat maliklerinden oluşan yönetim kurulu, yılda en az 1 defa olmak üzere yönetim planında belirtildiği süre zarflarında toplantı yapmakla yükümlülerdir.
- Olağanüstü kurulu yalnızca yönetici toplayabilir. Yönetim planında aksine bir madde yoksa, diğer kişiler olağanüstü kurul toplantısı çağrısı yapamazlar.
- Denetçi de olağanüstü kurulu toplayabilir, ancak bu yönetim planında belirtilmemişse yöneticiden istemek durumundadır. Aynı şekilde rezidans içerisinde yaşamını sürdüren kat maliklerinin en az 2/3’ünün fikir birliğinde yöneticiden olağanüstü kurul toplantısı yapılması istenebilmektedir.
- Acilen halledilmesi gereken bir durum olmalıdır. Eğer bir sonraki toplantıya kadar bekletilebilecek, hemen karar alınması gerekmeyen bir durum söz konusu ise olağanüstü genel kurul toplantısı yapılmaz.
- Kat sahiplerine, olağanüstü kurulun toplanmasından en az 15 gün öncesine kadar bir davet mektubu gönderilmiş olmalıdır. Kat mülkiyeti kanununun 29. Maddesi uyarınca, kurulun toplanması ile ilgili durumlar açıklanarak kanunlaştırılmıştır.
- Davet mektubunda, tesisteki tüm kat maliklerinin ıslak imzası olması zorunludur.
- Olağanüstü kurulun toplanması için gönderilen davet mektubunda ayrıca niçin kurulun toplanması gerektiği de mutlaka yer almalıdır.
- Davet mektubu, ikinci bir toplantı ile ilgili de bilgi vermelidir. Bunun nedeni ise şayet ilk toplantıda yeterli sayı sağlanamazsa, ikinci bir toplantının olması gerekliliğidir. Duruma göre yapılacak olan ikinci toplantının yeri ve zamanı ile ilgili bilgi vermektir.
- İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında en az 7 günlük süre bulunma şartı vardır.
- Toplantı çağrısı usule uygun yapılmadığı taktirde, kat maliklerinin mahkemeye başvurma hakları bulunmaktadır.
- Kat sahibi, kendisi toplantıya katılamayacaksa birini vekil olarak atayabilir. Bunun için, konutun kat malikleri kuruluna ithafen vekaletname hazırlar ve imzalar. Böylece kat sahibi yerine bir başkası kurula katılarak söz hakkı elde etmiş olur.
Olağanüstü genel kurulun toplanması ile ilgili bu kurallar, yalnızca sitelerde değil AVM, havaalanı, alışveriş merkezleri, spor tesisleri, şehir hastaneleri gibi pek çok kişinin söz sahibi olduğu yerlerde kat maliklerince yapılmaktadır. W Yönetim, yönetim toplantı hizmetleri veren ve gerekirse personel sağlayan büyük bir şirkettir. Özellikle büyük konutlarda bu tarz olayların düzenlenmesi oldukça zorlayıcı olabilmektedir ancak W Yönetim deneyimli ve uzman kadrosuyla kaliteli hizmet zorluklarla mücadeleyi kolaylaştırmaktadır.